הפקה וארגון כנסים הפכה לאופציה פופולארית מאוד בשנים האחרונות וניתן לראות כי הרבה חברות וארגונים נוהגים להשתמש בה למטרות שונות. כנסים וימי עיון יכולים להיות בנושאים שונים ולהתאים לקהלי יעד שונים, מה שמאפשר לחברות לארגן כנסים וימי עיון ללקוחות פוטנציאליים וקיימים של החברה, לעובדי החברה כצ'ופר והעשרה וגם למשקיעים פוטנציאליים לצורך קיום שיתופי פעולה בעתיד. קיום ימי עיון וכנסים מראים על רצינות של בית העסק ומשדרים מקצועיות ומיקוד, וכמו כן, ערך המוסף המתלווה לארגון.

בבואנו לקיים כנס חשוב לדעת מה מטרת הכנס ולשם מה בונים אותו, על מנת להתאים את קונספט האירוע אליו ובכך להחליט מה רלוונטי לאירוע ומה לא. "ביצוע של כנס מושלם דורש ארגון מא' עד ת', יש לדעת אילו תכנים מגיעים לאורחים, מהו סוג האוכל, איזו אווירה נרצה שיחוו באי הכנס וכן מיהו קהל היעד. בהרבה מקרים, הפרטים הקטנים הללו אף חשובים יותר מהגדולים ועל כן יש להיות מאורגנים ויסודיים" אומרת לנו חני, הבעלים של פרוצי’ הפקות, מי שאמונה כבר מעל 15 שנה על הפקות כנסים בלתי נשכחות  ( למידע נוסף >>>> ).

דגשים חשובים בעת הפקת כנסים

זמן – יש להבין כי “יש עוד זמן” היא הנחה שאין להשתמש בה כשמדובר בהפקת כנס, כאשר מדובר בכנס גדול, מומלץ להתחיל 4-5 חודשים מראש. כנסים קטנים יותר ניתן להתחיל לתכנן כחודשיים מראש.

ספקים – בבואנו לארגן כנס עלינו לבחור את הספקים הנכונים על מנת לארגן את הכנס כך שבאי האירוע יהיו מרוצים וכן שהכנס יהיה בסימן "מוצלח" ועל כן, אין להקל בבחירת הספקים, החל ממקום האירוע ועד לספקי האוכל.

חוזים – יש לטפל היטב בכל נושא החוזים מול הספקים, חשוב לשים לב כי החוזים כוללים מעבר להגנה במקרה של ביטול/דחיה מצד הספק גם את נושאי הביטוח.

מועד הכנס – עליכם לבחור את התקופה בה אתם מעוניינים לערוך את הכנס. התקופה לרוב תקבע על פי נושאי הכנס, על פי זמינות המשתתפים וכן על פי תקופות עומס בעבודה.

מקום האירוע – בבואנו לבחור מקום יש להכין רשימה מסודרת ומפורטת ככל שניתן לגבי האנשים אשר עתידים להשתתף בכנס, רשימה זו תסייע לכם בבחירה, חשוב שיהיה מרחב מספק ונוח לכול וכן נגיש למשתתפים.

מיתוג – יש לשווק את הכנס ולמתג אותו בצורה המיטבית והמושכת ככל שניתן, יש לעשות build up כמו שצריך לפני הכנס על מנת לאפשר לבאים להגיע בתחושה יותר שמחה ונרגשת.

כיבוד – כנס יכול לכלול סוגים שונים של כיבוד, החל מכיבוד פשוט ועד לכיבוד יוקרתי. לא משנה איזה סוג כיבוד נבחר, יש לדאוג אווירה קולינרית לא פחות ממושלמת, על מנת לתת לבאי הכנס חוויה טובה.

תקציב – חשוב מאוד להעריך את התקציב העומד לרשותכם לצורך ארגון הכנס, וכן חשוב לזכור כי יש לחלוק אותו בין כל הספקים והגורמים השונים בצורה מושכלת.

תיעוד – צילום ותמונות הן הדרך הטובה ביותר להמחיש ולתעד את הצלחת הכנס. מומלץ להשתמש בשירותי צילום מקצועיים אשר ילוו ויתעדו במהלך הכנס עצמו, ניתן אף לבקש לתעד חלקים מתכנון הכס, לתיעוד התכנון יתרונות רבים כשהחשוב מכל הוא פרסום התמונות בדף האירוע שפתחתם מראש ויצירת ציפייה אצל באי הכנס.

הנואמים והרצאות – רצוי לסדר את ההרצאות כך שנואמים פופולאריים ונושאים מעניינים יותר יתחלקו על פני כל היום וזאת בכדי ליצור עניין וחדות אצל המשתתפים לאורך כל הכנס. השארת הנואמים הטובים לסוף תפגע בסבלנותם של האורחים ואף עלולה לגרום להם לקחת את הכנס בצורה מזלזלת ואילו מיקום ההרצאות המעניינות בהתחלה, עשוי לגרום לעזיבה של המשתתפים במהלך הכנס.

לסיכום…

אלו הם עיקרי הדגשים הנחוצים והכה חשובים להפקת כנס לא פחות ממושלם. מומלץ מאוד להיעזר בשירותי הפקת כנס, אשר מקצים צוות שיטפל בכל האספקטים הכרוכים בהפקת כנס וכן יתמוך במתן שירות במהלך הכנס עצמו, רצוי לבחור בצוות מנוסה, שייקח אחריות על כל שלב בהפקת הכנס החל מהתכנון ועד לכנס עצמו, דבר אשר יאפשר גם לכם ליהנות גם מהתהליך והן מהכנס עצמו, תוך ידיעה שאתם יכולים להיות רגועים.
אנחנו רוצים לאחל לכם המון בהצלחה, אתם מוזמנים לשאוב עוד רעיונות תרבות ופנאי שיעזרו לכם במציאת החוויות המושלמות בעבור העובדים וברעיונות מחוץ לקופסה להפקת כנס הבא שלכם או שפשוט תיצרו קשר עם אחת מחברות ההפקה הגדולות שכבר תדאג לכם להכל.