אם גם אתם חיים את מרבית חייכם במדינת ישראל, סביר להניח שבמוקדם או במאוחר גם אתם תתכננו ותערכו אירוע פרטי משלכם. הסטטיסטיקה מצביעה על כך שכמעט כל אזרח ישראלי עורך אירוע פרטי מסוג זה או אחר לפחות פעם אחת, בין אם מדובר בחתונה, ברית/ה, בר/ת מצווה לילדים או כל מאורע משמח אחר אותו מעוניינים לציין באירוע חגיגי. מכיוון שמדובר באירוע שבא לחגוג מאורע משמח זה או אחר, ומכיוון שאנו מזמינים אליו הרבה אנשים שחשובים לנו מאוד, רק טבעי כי נרצה לוודא שהאירוע אכן יהיה מוצלח – שהכל "יתקתק כמו שעון" ושכולם ייהנו באירוע שלנו. מהן הדרכים לתכנן ולהפיק אירועים פרטיים כך שאכן יהיו מוצלחים?
לא להמעיט בחשיבות מיקום האירוע
הצעד הראשון בו יש לנקוט על מנת להבטיח אירוע פרטי מוצלח הוא ההחלטה על מיקום האירוע. זו נקודה לה רבים אינם מייחסים את מלוא החשיבות הראויה – למיקום הגיאוגרפי של האירוע חשיבות מכרעת בכל הנוגע להצלחתו. אירועים פרטיים בשרון הם שונים מהותית מאשר אירועים פרטיים בצפון הרחוק, לדוגמה, מבחינת זמן הנסיעה הנדרשת עבור מרבית אורחי האירוע. במידה ומרבית האורחים באירוע שלכם יצטרכו לנהוג במשך שעתיים לכל כיוון, אוטומאטית החשק שלהם לבוא לאירוע ולשמוח בו ייפגם, הם יהיו פחות משוחררים וישתו פחות והאווירה כולה עלולה להיפגם. לכן, צעד ראשון הוא לתכנן את מיקום האירוע בהתאם למקום המגורים של מרבית המוזמנים.
להחליט על האופי הכללי הרצוי עבור האירוע
צעד חשוב נוסף, אשר חייב לבוא לפני השלב של התכנון הקפדני של פרטי האירוע עצמו, הוא להחליט על האווירה הכללית בה אנו מעוניינים לאירוע – אירוע כפרי או אירוע מעונב ומסוגנן יחסית? אירוע גדול או אירוע קטן מבחינת מספר המוזמנים? אירוע יום או אירוע ערב?…
על ידי כך שתסכימו על קווים כלליים לאירוע אתם כבר עושים חלק ניכר מהעבודה, ומבטיחים כי בסופו של דבר האירוע יהיה לשביעות רצונכם ופחות או יותר כפי שדמיינתם אותו.
לעבוד עם מקום מקצועי או לשכור מפיק/ת אירועים
לאחר שהחלטתם על המיקום והאופי הכללי של האירוע, שאר העבודה היא טכנית בעיקרה – להחליט בדיוק על אילו מנות יהיו בתפריט, אילו אטרקציות או תכניות אומנותיות יהיו, איזו מוזיקה תתנגן וכו'. למרות שמדובר בהחלטות טכניות פשוטות יחסית, אירוע פרטי מכיל בימינו הרבה מאוד אלמנטים שונים כך שקל ללכת לאיבוד בתוך ההכנות. לכן, חשוב לוודא כי המקום שאתם שוכרים לאירוע לא רק מתמחה באירוח אירועים חגיגיים, אלא גם בליווי בעלי האירוע בתהליך התכנון וההפקה. במידה ואתם מעוניינים במקום ספציפי אך הוא אינו מציע שירות זה כדאי לשכור את שירותיה של מפיקת אירועים מקצועית אשר תוריד מכם הרבה לחץ וכאב ראש, ותסייע להבטיח אירוע מוצלח.
