מעבר למשרד חדש הוא תהליך מורכב באותה מידה כמו מעבר לבית חדש. יש ריהוט גדול שצריך להעביר, צריך להבין איך לארוז נכון מכשירי אלקטרוניקה, ובכל חדר יש סחורות רבות שצריך לארוז היטב. בדרך כלל, אין הרבה זמן לבצע את כל הפעולות האלה, כי אי אפשר להשבית את הפעילות המשרדית למשך שבוע על מנת לארגן את תהליך האריזה.
העברת משרדים היא עבודה מורכבת, ללא קשר לגודל החברה שלכם, ואם אתם מנסים לנווט בין העבודה לבין דרישות המעבר, הקפידו על הטיפים הבאים כדי שהתהליך יעבור באופן חלק ככל האפשר, או שתשכרו את שירותי המומחים ללוגיסטיקה, שיבצעו את כל תהליך המעבר בגישה מקצועית, מהירה ויעילה.
מתחילים לתכנן מוקדם
כשזה מגיע לתהליך העברת משרדים למיקום חדש, יש להתחיל את תהליך התכנון מוקדם, לחלק משימות שקובעות מי יעשה מה, איך התהליך יתבצע ומתי הוא יסתיים. אחרת, אתם עלולים למצוא את עצמכם בעיכוב ניכר, ואף אחד אינו מעוניין להישאר במשרד למשך כל הלילה כשהוא משליך מהדקים לקופסאות או מנסה להבין איך אורזים מדפסת מסיבית להובלה.
לצד התכנון לגבי האופן שבו כל תכולת המשרד תהיה מוכנה ליום המעבר, חשוב להקפיד על תוכנית שתפרט לאן החפצים יגיעו במשרד החדש שלכם. השתמשו בתוכנית מתאר על מנת להבין פריסות משרדים וחללים משותפים, ולהבין את כל הצרכים החדשים שיש לכם.
גם התקציב צריך להיות מתוכנן מראש
יתכן שתצטרכו להקדיש לפחות כמה חודשים כדי לתכנן ביעילות את העברת המשרד שלכם, וכמה חודשים כדי שהכול יהיה מסודר ומוכן לדרך.
אם אתם שוכרים שירותי חברת לוגיסטיקה שמספקת שירותי העברת משרדים, אל תשכחו לתכנן מראש את התקציב שלכם, כי חשוב לדעת כמה אתם צריכים להוציא.
שכירת שירותים מקצועיים של העברת משרדים
אם אתם מתכוונים לשכור שירותי אנשי מקצוע שמתמחים בתהליכי העברת משרדים, חשוב לבקש מנציגי החברה איש קשר שיוכל להקל על התהליך ולבצע מעקב בכל שלב על מנת להבטיח התקדמות נאותה בהתאם לתוכנית. בדרך כלל, חברת לוגיסטיקה מעסיקה אנשי מקצוע שיש להם ניסיון ברילוקיישן מסחרי.
הקפידו על מחקר למציאת חברת הלוגיסטיקה הטובה ביותר
מומלץ לחקור את התחום ולקבל הצעות מחיר משלוש חברות לוגיסטיקה מקצועיות לפחות לפני שמזמינים את ההובלה, אבל מכיוון ששירותי העברת משרדים יכולים להיות יקרים, חשוב לבחור חברה שמציעה יותר משירות מהיר.
אם יש לכם את התקציב המתאים, תכננו להזמין חברת לוגיסטיקה בשירות מלא, שנציגיה יבצעו עבורכם את כל האריזה, כמו גם ההעמסה והפריקה. בקשו המלצות על חברות הובלה שיש להן ניסיון עם העברת משרדים, מכיוון שתרצו לוודא שאתם מזמינים רק חברה עם מוניטין מוכח של הצלחה בתחום זה.
על מנת לקבל את הצעת המחיר המדויקת ביותר, בקשו מנציג של כל חברה להגיע למשרד שלכם ולראות את היקף העבודה. בפרויקטים כאלה, אין זה מספיק לתאר בטלפון מה צריך לעשות.
צילום: freepik
